電話をかける前、電話に出られない時の注意点

・必ずメモ帳のある状態で電話する
・必ず折り返し連絡する
・授業中、電車、アルバイト中など、話せないときには必ず留守番電話に設定する

① 電話をかける　──　相手の都合を考える

会社の始業・終業時間間際や昼食時間は避けて電話をかけるようにしましょう。
一般的な就業時間は
　始業時間／AM8:30～10:00
　終業時間／PM5:00～6:00
　昼食時間／AM11:00～PM1:00
を目安に。

② 電話がつながったら　──　誰にかけたのかを明確にし、自分の名前、大学名、学部を伝える

出てもらう人の部署や名前を正確に伝えましょう。
パンフレットやHPに掲載されている電話番号は、ほとんどの企業が代表の電話番号です。

その番号にかけると、まず受付か総務につながりますので、自分の氏名、大学、学部名を名乗り、就職活動中である旨を伝え、 目的の部署を明確に伝えてつないでもらいます。

【例】「私、○大学の●●と申します。会社訪問の件でお電話を差し上げたのですが、人事部の方はいらっしゃいますでしょうか？」

③ 担当者が電話に出たら　──　相手の都合を察知する

用件を話す前に相手が忙しいかどうか察知することが重要です。「今お電話でお話ししても宜しいでしょうか。」と一言付け加えましょう。

④ 用件は簡潔にしましょう

あらかじめ、話す内容や順序をメモしておけば、慌てないで話すことができます。

⑤ 敬語の使い方に注意しましょう

慣れない敬語をやたらに使うことで失敗しがちです。尊敬語と謙譲語を混同しない、あせらずにゆっくり話すなどを心がけましょう。

⑥ 確認したいときは．．．

相手の言ったことを確認したいときは「復唱させていただきます」「繰り返します」と言ってから、自分のメモを読み上げて、間違いのないことを確かめましょう。特に、説明会や面接の日時は、確認したほうがいいでしょう。

⑦ 電話を切るときは．．．．

「本日はお忙しいところ、どうもありがとうございました。それでは失礼いたします」と言って、相手が電話を切ってから通話を切るようにしましょう。